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VITALIA FAQ´s
Kursplangestaltung, Übungsleiter, Vertretungen, Ausfälle

Wann beginnt die Planung für die Gestaltung des Kursplanes zum April und zum Oktober?

Bereits wenn der aktuelle Kursplan den ersten Monat angelaufen ist, beginnt die Planung für den nächsten Halbjahrs-Plan. Übungsleiter für knapp 250 Kurse wöchentlich unter einen Hut zu bekommen braucht seine Zeit und das normale Tagesgeschäft einer Kursreferentin mit der Planung von Specials, Events, Workshops, Inhouseschulungen für die Übungsleiter (…) läuft ja auch weiter. Es gibt viele Kriterien, die berücksichtigt werden müssen, die einem erst bewusst werden, wenn man mit der direkten Planung konfrontiert ist. Der Idee und der Wunsch klingen toll und die Umsetzungen beinhalten viele Kleinigkeiten, die berücksichtigt werden müssen. Hier unser „BEST OF 10“:

  • Freie Hallenzeiten
  • Große oder kleine Halle (nicht jeder Übungsleiter mag die großen Hallen im Schrevenpark)
  • Freier, qualifizierter Übungsleiter
  • Freie Halle und ein freier Trainer für das „Wunsch“-Format
  • Standort (ohne ein Auto, kann der Anfahrtsweg teilweise länger dauern als die eigentliche Stunde, so dass viele Übungsleiter an manchen Standorten, trotz freier Kapazitäten keine Kurse unterrichten können)
  • Vermehrte Nachfrage von unterschiedlichen Personen nach dem Kursformat, so dass es sich lohnt auch hier etwas neues zu implementieren
  • Vielfältigkeit für alle Altersklassen und Kursvariationen muss überall gegeben sein (zum Beispiel nicht 5 Rückenkurse an einem Tag, sondern eher ein Programm quer durch den Garten, wenn umsetzbar und nachgefragt)
  • Material-Nutzung in parallel laufenden Kursen (zum Beispiel Step und Hot Iron)
  • Parallel laufende Kurse (Lautstärke, Materialgebrauch, ähnliche Kursformate) müssen berücksichtigt werden, ob sie kombinierbar sind
  • VERLÄSSLICHKLEIT des Übungsleiters – Unser Anspruch ist es, dass ein Übungsleiter ca. 80% im laufenden Halbjahreskursplan zusagen kann, dass er da ist bzw. sicher eine Vertretung für diese Zeit hat) Krankheit, Urlaube und spontane dienstliche oder auch mal private Verpflichtungen einbegriffen

Wir freuen uns, exklusive und vor allem innovative Kursformate anbieten zu können, diese erfordern in der Regel auch eine spezielle Ausbildung um diese unterrichten zu dürfen. Dementsprechend gibt es hier weniger Übungsleiter als bei den klassischen Formaten.

Wo ist mein Kurs hin?
Wenn gut laufende Kurse im Plan wegfallen, liegt es also leider daran, dass wir zu der Zeit an dem Ort mit dem Kursformat oder einem Ersatzformat keinen Nachfolger generieren konnten, der passt. Dennoch steht diese „frei“ gewordene Zeit zum Beispiel für Specials und den nächsten Kursplan weiterhin im Fokus, um wieder einen Kurs zu implementieren. Die Suche nach einem Übungsleiter läuft stets weiter.

Wer steht denn da vor mir, gibt meine Lieblingskurse und was kann der wirklich?
Ein Hauptteil der Übungsleiter arbeitet nebenberuflich bei uns im Verein. Alle Übungsleiter haben eine Ausbildung mit einem sportlichen, Sportwissenschaftlichen oder physiotherapeutischem Hintergrund in Ihrem Bereich. Oft gibt es nach dem man Grundlizenzen absolviert hat auch Fort- und Weiterbildungen zu den einzelnen Kursformaten. Da uns die Ausbildung und die Qualität sehr wichtig sind, organisieren wir für unsere Übungsleiter mehrere Inhouse Schulungen pro Jahr, die auch für die Lizenzverlängerungen der Übungsleiterlizenzen vom Landes-Sportverband angerechnet werden dürfen. Diese Schulungen beinhalten verschiedene Themen für verschiedene Gruppen- und Kursstrukturen. Die Übungsleiter haben auch die Möglichkeit bis Ende November Wünsche zu Themengebieten zu äußern.

Warum unterrichtet mein Übungsleiter nicht mehr?
Leider kommt es auch zu beruflichen Veränderungen. Von heute auf morgen, kann es passieren, dass ein Übungsleiter leider seine Kurse nicht mehr geben kann. Wir tun unser Bestes die Kurse neu zu besetzten, denn es gibt für uns nichts Bedauerlicheres, als einen gut laufenden Kurs nicht besetzen zu können. So versuchen wir auch Ersatzformate für Euch anzubieten. Darüber hinaus spielen selbstverständlich auch private Einflüsse und Wünsche eine große Rolle.

Wie läuft das mit den Vertretungen und Ausfällen?
Aktuell befinden sich im Vitalia Bereich ca. 145 Übungsleiter mit festen Stunden oder nur mit der Möglichkeit zu vertreten. Der Übungsleiter ist für die Vertretung bei Abwesenheit zuständig.

Wir bemühen uns stets die Kurse nicht ausfallen zu lassen und sind froh, wenn es Vertretungstrainer gibt, die genau zu der Zeit, an dem Tag vertreten können; ggf. auch mit einem vergleichbaren Ersatzformat. Zur verantwortungsbewussten, eigenständigen Vertretungssuche des jeweiligen Übungsleiters wird dieser noch von einem 5 köpfigen Team unterstützt. Dieses wird gebildet aus unseren beiden FSJlerinnen, dem BFDler, unserer dualen Studentin und der Kursreferentin Vitalia. Unsere Duale Studentin leitet dieses Vertretungs-Unterstützungsteam. Bei kurzfristigen Ausfällen versuchen wir noch parallel zum suchenden Übungsleiter, die passenden Trainer aus unserem Pool der Vitalia Trainer abzutelefonieren und die Stunden noch, wenn auch ggf. mit einem Ersatzformat, zu besetzen. Des Weiteren gibt es von unserer Seite aus 1x pro Woche eine Email an alle Übungsleiter mit offenen Kursen in den nächsten 2 – 4 Wochen. So versuchen wir bereits vorausschauend zu suchen und unterstützen den Übungsleiter bei der Vertretungssuche.

Seit Mitte 2017 kommt auch unser Vertretungs-Ampel-System zum Einsatz. Sowohl Mitglieder, Übungsleiter und die Mitarbeiter im Verein können hier, sofern die Info dem Vertretungsteam rechtzeitig vorliegt, den aktuellen Status quo des Kurses einsehen. Kurse für den Folge-Vormittag werden final bis ca. 16:30h eingetragen. Kurse am selben Nachmittag werden bis 14.00h auf der Homepage rot oder grün markiert. Alles was dazwischen spontan passiert, versuchen wir schnellstmöglich nachzutragen.

Farblich rot hinterlegte Kurse: Sowohl der Übungsleiter selbst als auch das interne Hilfsteam hat bei der Vertretungssuche leider keinen Ersatz für den Kurs finden können. Der Kurs muss leider ausfallen.
Farblich gelb hinterlegte Kurse: Der Übungsleiter hat uns gemeldet, dass er den Kurs nicht geben kann. Er ist eigenständig auf der Suche nach einer Vertretung und zusätzlich arbeitet unserer Hilfsteam zwischen 08:30-16:30Uhr daran. Eine Vertretung wurde bisher nicht gefunden. Wir bleiben am Ball!
Farblich grün hinterlegte Kurse: Unsere Lieblingsfarbe! Der feste Übungsleiter ist leider verhindert, es konnte aber eine Vertretung gefunden werden und der Kurs findet statt!

Die Schule des Wünschens
Aufgrund der Feedbacks sowohl von Trainern als auch von euch Mitgliedern versuchen wir vielen Wünschen gerecht zu werden. Hierbei werden Kapazitäten der Trainer, Auslastung der Kurse etc. mit in Betracht gezogen. Nicht zu vergessen ist auch der Faktor Budget. Ein Verein ist zwar kein Wirtschaftsunternehmen, hat aber auch einen Haushalt nach dem geplant und organisiert wird. Auch eine Jahreszeit oder zum Beispiel Ferienzeiten sind temporäre Faktoren, die von uns hinterfragt werden und Entscheidungsgrundlage sind für Specials, Events oder Workshops.

Special, Event, Workshop - Woher weiß ich, wann was läuft?
Bitte beachte hierfür die Aushänge an den jeweiligen Standorten und auch unsere Homepage unter "Veranstaltungen". Im Kursplan auf der Homepage werden Specials ebenfalls eingepflegt.  

Wusstest Du schon, dass wir unsere Übungsleiter auch Inhouse schulen, die für die Lizenzverlängerungen angerechnet werden können?
Ca. 6 - 10 Inhouse-Schulungen gibt es pro Jahr für unsere Übungsleiter. Diese finden zu diversen Themen statt, die auch gewünscht werden können. Die Inhouseschulungen werden größtenteils auch von Referenten des LandesSportverbandes durchgeführt. Durch die gute Zusammenarbeit mit dem LSV, können wir hier die für uns wichtigen Theman intern behandeln und frei entscheiden. Ein Luxus, den wir gerne nutzen um für unsere Mitglieder "up-to-date" zu sein.